4  Arbeiten mit umfangreichen Dokumenten

4.1  Gliederungsansicht aufrufen

Wichtigstes Werkzeug für Zentraldokumente ist die RegisterkarteGliederung, auf ihr finden Sie alle wichtigen Funktionen. Neben den Schaltflächen zum Einrichten und Verwalten eines Zentraldokuments können Sie über die Gliederungsansicht eines Dokuments auch dessen Struktur, d. h. die Hierarchie der einzelnen Absätze bearbeiten.

Damit in der Gliederungsfunktion die einzelnen Ebenen und Abschnitte hierarchisch angezeigt werden können, müssen die verschiedenen Ebenen über Formatvorlagen gekennzeichnet sein. Ansonsten interpretiert Word die Gliederung anhand der benutzten Schriftformatierungen (Schriftgröße, Schriftschnitt) – Fehler aufgrund von Fehlinterpretationen der Typographie inbegriffen.

1. Die Gliederungsansicht öffnen Sie über die Registerkarte Ansicht: Klicken Sie in der Gruppe Dokumentansichten auf Gliederung. Alternativ klicken Sie in der Statusleiste unten rechts auf die Schaltfläche Gliederung.
2. Mit der Gliederungsansicht wird automatisch die RegisterkarteGliederung eingeblendet. Gleichzeitig sehen Sie in der Dokumentanzeige die entsprechenden Gliederungssymbole vor den einzelnen Absätzen. In Word können bis zu neun Gliederungsebenen unterschieden werden.

   

   Abb. 84: Gliederungsansicht mit Registerkarte »Gliederung«

3. In der Gliederungsansicht lassen sich die Hierarchien innerhalb des Dokuments bearbeiten, wenn die betreffenden Elemente vorab markiert wurden. Dazu müssen Sie die Symbole vor den einzelnen Absätzen beachten:
   • Ein einfaches Punkt-Symbol bedeutet, dass dieser Absatz auf der niedersten Hierarchieebene angesetzt ist, also die Zuschreibung Textkörper besitzt. Klicken Sie auf das Symbol, um den kompletten Absatz zu markieren.
   • Überschriften dagegen sind durch ein Punkt-Symbol mit Pluszeichen gekennzeichnet: Hier wird der ganze Inhalt unter dieser Überschrift markiert, wenn Sie in das Symbol klicken. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Sie beispielsweise beim Verschieben von Kapiteln diese mit dem kompletten Inhalt zuverlässig markieren können. Eine Überschrift allein markieren Sie wie gewohnt.

Die Schaltflächen auf dem Menüband bedeuten im Einzelnen:

1. Höher stufen/Tiefer stufen: Der markierte Absatz wird eine Stufe höher bzw. tiefer in der Hierarchie gesetzt, bleibt aber an der entsprechenden Position im Dokument.
2. Höher stufen zu Überschrift: Der Absatz, in dem der Cursor steht, wird zur Überschrift 1.

   

   Abb. 85: Schaltflächen zum Bearbeiten der Hierarchien

3. Tieferstufen in Textkörper: Die markierte Überschrift wird zum Textkörper umformatiert und zwar unter Einbeziehung der Formatvorlage.
4. Listenfeld Gliederungsebene: Hier lässt sich durch Anklicken des Dropdown-Pfeils die Ebene für den markierten Absatz auswählen.
5. Nach Oben/Nach unten: Die markierte Überschrift bzw. der markierte Absatz bzw. das markierte Kapitel werden um einen Abschnitt nach oben bzw. unten verschoben, und zwar unabhängig von der Markierung und Position in der Hierarchie.

   

   Abb. 86: Schaltflächen zur Steuerung der Anzeige

Es gibt in der Symbolleiste Gliederung auch Schaltflächen, mit denen Sie die Anzeige steuern; diese finden Sie im rechten Bereich der Gruppe Gliederungstools:

• Listenfeld Ebene anzeigen: Hier stellen Sie ein, wie viele Gliederungsebenen Sie auf dem Bildschirm in der Gliederungsansicht sehen wollen. Die Anzeige bezieht sich auf die Anzahl der Überschriftenebenen und den Textkörper innerhalb des gesamten Dokuments. So können z. B. nur zwei Überschriftenebenen angezeigt werden, um die Stimmigkeit der Gliederung in einer übersichtlichen Darstellung zu prüfen
• Textformatierung anzeigen: Ein- bzw. Ausblenden der formatierten Schriften in der Gliederungsansicht.
• Nur erste Zeile: Es wird nur der Zeilenanfang jedes Absatzes angezeigt (wenn der Textkörper auf dem Bildschirm dargestellt wird). Diese Einstellung dient auch der Übersichtlichkeit der Bildschirmdarstellung des Dokumentaufbaus. Hier sehen Sie beispielsweise, ob auf jede Überschrift ein Textabsatz folgt und nicht zwei Überschriften direkt untereinander stehen.

Dieser kurze Überblick soll Ihnen helfen, die Hierarchien innerhalb eines Dokuments festzulegen und die Anzeige zu steuern.

4.2  Mit Zentraldokumenten arbeiten

In einem Zentraldokument verknüpfen Sie mehrere einzelne Word-Dateien zu einem Gesamtdokument. Dies funktioniert über Verweise auf die Filialdokumente. Über diese Links haben Sie dann direkten Zugriff auf alle zugeordneten Filialdokumente.

Wichtig dabei: Wird ein Zentraldokument geöffnet, wird immer die aktuell gespeicherte Variante des Filialdokuments angezeigt. Das sichert den aktuellen Stand des Dokuments.

4.2.1  Zusammenführen von Dateien in einem Zentraldokument

Das Zusammenführen mehrerer Dateien in einem Zentraldokument besteht in einem Aneinanderreihen von Dateipfaden. Dazu ist der dritte Bereich des Registers Gliederung erforderlich. Meist werden Sie jedes Kapitel eines Manuskripts in einer eigenen Word-Datei gespeichert haben. Beim Anlegen eines Zentraldokuments gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Legen Sie ein neues Word-Dokument an und klicken Sie auf der Ansicht-Registerkarte auf Gliederung.
2. Auf der Registerkarte Gliederung klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Dokument anzeigen, um den Teil des Menübands einzublenden, den Sie zum Erstellen eines Zentraldokuments benötigen.

   

   Abb. 87: Schaltflächen zum Arbeiten mit Zentraldokumenten

3. In der Gruppe Zentraldokument klicken Sie nun auf Einfügen.
4. Im Dialogfeld Filialdokument einfügen wählen Sie die entsprechende Datei aus und klicken auf Öffnen. Damit haben sie die erste Datei in das Zentraldokument eingefügt. Kenntlich sind die eingefügten Dokumente an den Abschnittwechseln zu Beginn und am Ende des Dokuments, die von Word automatisch erstellt werden.
5. Setzen Sie den Cursor an das Ende des eingefügten Abschnitts und wiederholen Sie den Vorgang mit dem nächsten Kapitel: Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das neue Dokument eingefügt werden soll und klicken Sie auf Einfügen.
6. Wiederholen Sie das Einfügen, bis Sie alle zugehörigen Word-Dateien in das Zentraldokument eingefügt haben.
7. Speichern Sie das Zentraldokument im gleichen Ordner wie die einzelnen Kapitel des Buchs.

Übrigens: Die Pfade der verknüpften Dateien zeigen Sie über die Schaltfläche Filialdokumente reduzieren an. Im Gegenzug können Sie über Filialdokumente erweitern wieder die komplette Ansicht des Zentraldokuments einblenden.

In der Gliederungsansicht werden Filialdokumente durch ein kleines viereckiges Symbol kenntlich gemacht, das Sie links oben nach dem betreffenden Abschnittswechsel sehen. Erscheint zusätzlich ein Schlosssymbol in dieser Ansicht, ist das Dokument im Augenblick für die Bearbeitung gesperrt. Dies zeigt in der Regel an, dass auch die Ausgangsdatei geöffnet ist und bearbeitet werden kann. Word sorgt also dafür, dass jeweils nur eine geöffnete Datei verändert wird. Haben Sie die reduzierte Ansicht eingeblendet, erscheint ebenfalls das Schlosssymbol, da Sie in dieser Ansicht ohnehin keine Bearbeitungen vornehmen können.

4.2.2  Datei in Zentraldokument umwandeln

Wenn Sie ein langes Manuskript erhalten, das in einer einzigen Datei gespeichert ist, können Sie es zur leichteren Bearbeitung in einzelne Dateien aufteilen. Dabei ist das Vorgehen von Word so, dass Ihre Ausgangsdatei automatisch in ein Zentraldokument umgewandelt wird und Sie die einzelnen Abschnitte in separate Word-Dateien auslagern können.

1. Öffnen Sie die Datei und wechseln Sie auf die Gliederungsansicht.
2. Markieren Sie den ganzen Abschnitt, den Sie in einer eigenen Datei abspeichern wollen (z. B. ein ganzes Kapitel). Blenden Sie dazu am besten wenige Ebenen ein – so behalten Sie den Überblick – und markieren Sie den Abschnitt durch Anklicken des Gliederungssymbols vor der Überschrift.
3. Jetzt fügen Sie über die Schaltfläche Erstellen einen neuen Abschnitt ein. Bei diesem Vorgang speichert Word eine neue Datei in dem Ordner, in dem sich auch die Ausgangsdatei befindet. Der Dateiname wird dabei automatisch vergeben.

   

   Abb. 89: Erstellen eines Filialdokuments – der Inhalt ist markiert

4. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Abschnitte, bis Sie das Ausgangsdokument vollständig aufgeteilt haben.
5. Speichern Sie das Zentraldokument im selben Ordner, um diesen Vorgang abzuschließen.
6. Eine Übersicht über die Dateipfade und Dateinamen erhalten Sie über Filialdokumente reduzieren.

Sie können im Windows Explorer in dem Ordner, in dem Sie das Zentraldokument gespeichert haben, kontrollieren, ob die ausgelagerten Dateien, die sogenannten Filialdokumente, mit den Namen der Kapitelüberschriften vorhanden sind. Diese sind als Word-Dokumente gespeichert und können ganz normal bearbeitet werden.

Ist eine sehr große Datei auf diese Art verteilt worden, vermeiden Sie, dass Ihr System sich an der zu großen Datenmenge verschluckt, da Sie auf diese Weise die Dateigröße erheblich reduzieren können, die bei umfangreichen Eingriffen in das Manuskript vom Arbeitsspeicher des Computers verarbeitet werden muss.

4.2.3  Zentraldokument bearbeiten

In einem Zentraldokument lassen sich nicht nur einzelne Filialdokumente einfügen. Das Zentraldokument ist ein ganz normales Word-Dokument: Ihnen stehen somit alle Möglichkeiten der Eingabe und Bearbeitung offen. Wenn Sie in die Seitenlayout-Ansicht schalten, bemerken Sie nicht, dass es sich um eine zusammengefügte Reihe von Filialdokumenten handelt. Einzig an der Anzeige des Abschnittswechsels erkennen Sie den Unterschied.

Manchmal ist es – vor allem bei der Weitergabe der Daten – notwendig, das Zentraldokument in ein normales Word-Dokument umzuwandeln. Oder der Aufbau des Manuskriptes hat sich verändert und Sie müssen Ihr Zentraldokument etwas umbauen. Setzen Sie dazu die weiteren Schaltflächen auf der Registerkarte Gliederung ein:

1. Verknüpfung aufheben: Setzen Sie den Cursor in den betreffenden Abschnitt im Zentraldokument und klicken Sie in der Registerkarte Gliederung in der Gruppe Zentraldokument auf die Schaltfläche Verknüpfung aufheben. Jetzt wird der Inhalt der Datei fest in das Zentraldokument eingefügt. Die ursprüngliche Datei bleibt erhalten, beide haben aber keine Verbindung mehr. Wenn Sie diesen Vorgang für alle Filialdokumente durchführen, machen Sie aus dem Zentraldokument eine normale Word-Datei.
2. Zusammenführen: Zwei Filialdokumente müssen im Zentraldokument nebeneinander liegen. Markieren Sie sie durch Anklicken der Filialdokument-Symbole. Klicken Sie anschließend auf Zusammenführen. Word speichert die kombinierten Filialdokumente unter dem Namen des ersten Dokuments im Zentraldokument ab. Die getrennten Originaldateien bleiben dabei bestehen. Mit diesem Befehl stellen Sie sicher, dass die Reihenfolge der beiden Dateien nicht vertauscht werden kann.
3. Teilen: Fügen Sie eine Überschrift für das neue Filialdokument an der Stelle ein, an der das Filialdokument geteilt werden soll, und weisen ihr eine Überschriften-Formatvorlage (aus der Dokumentvorlage) oder eine Überschriftenebene (aus der Symbolleiste Gliederung) zu. Markieren Sie die neu eingegebene Überschrift und klicken anschließend auf die Schaltfläche Teilen. Word legt ein neues Filialdokument mit einem neuen Dateinamen an. Dieses Vorgehen wählen Sie, wenn Sie zum Beispiel ein Kapitel teilen müssen.
4. Dokument sperren: Dazu klicken Sie in das Filialdokument, das Sie sperren möchten, und anschließend auf diese Schaltfläche. Das Filialdokument kann dann nicht mehr geändert werden. Die Sperrung heben Sie durch erneutes Klicken auf diese Schaltfläche auf.

Darüber hinaus können Sie auch ein Filialdokument aus dem Zentraldokument löschen: Markieren Sie es durch Anklicken des Filialdokument-Symbols und klicken anschließend auf [Entf]. Das Filialdokument ist anschließend im Zentraldokument nicht mehr enthalten. Die Ursprungsdatei selbst bleibt aber unverändert bestehen.

Übrigens: Die Gliederungsansicht schließen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Gliederungsansicht schließen auf der Registerkarte Gliederung oder Sie wechseln die Ansicht durch Klicken auf eines der Ansichts-Symbole in der Statusleiste von Word.